☢️ Xem C1 14 tháng chỉ 638k cho 2 thiết bị

Email là gì? Giải thích các thành phần, cấu trúc, công dụng lợi ích của Email?

Theo thống kê của Statista, năm 2020, toàn thế giới ghi nhận 4 tỷ người dùng email, dự kiến sẽ tăng lên 4,3 tỷ vào năm 2023. Con số này đủ để minh chứng cho lợi ích của email đối với cuộc sống con người. Có bao giờ tự hỏi Email là gì? Địa chỉ email là gì?  địa chỉ thư điện tử có dạng như thế nào? Xem ngay giải đáp tại đây!

1. Email là gì? Địa chỉ Email là gì?

Email là gì? Email là tên viết tắt của cụm từ Electronic Mail – có nghĩa là thư điện tử hay hòm thư điện tử.

Email được xem như một phương tiện để người dùng trao đổi thông tin trên mạng internet với tốc độ nhanh chóng, an toàn. Ngày nay, email được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới, được xem là một trong những phương thức trao đổi quan trọng mà hiện vẫn chưa có địa chỉ nào uy tín hơn để thay thế.

Địa chỉ email là gì? Địa chỉ thư điện tử email cũng giống như địa chỉ nhà vậy, là một và duy nhất, giúp thông tin không bị gửi nhầm sang người nhận khác, đó cũng là lý do vì sao khi lập địa chỉ email, nếu địa chỉ đó đã tồn tại sẽ không được sử dụng lại.

Email là thư điện tử, là phương tiện để trao đổi thông tin qua mạng internet
Email là thư điện tử, là phương tiện để trao đổi thông tin qua mạng internet

2. Công dụng của thư điện tử Email là gì?

  • Trao đổi thông tin thần tốc: Đây là công dụng ưu việt nhất được email duy trì kể từ ngày ra đời cho đến nay. Chỉ cần có địa chỉ email là bạn có thể dễ dàng trao đổi, chia sẻ thông tin với người khác. Tốc độ mạng internet càng cao thì hoạt động trao đổi thông tin diễn ra càng nhanh.
  • Tiết kiệm thời gian, tiền bạc: So với việc trao đổi thư tín truyền thống, hoạt động trao đổi email nhanh gọn, thuận tiện hơn rất nhiều. Nó được xem là một trong những bước tiến cực lớn, vừa xóa bỏ khoảng cách địa lý, vừa giúp con người tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc.
  • Đính kèm nhiều file dữ liệu: Bên cạnh nội dung bằng văn bản, ngày nay bạn còn có thể đính kèm nhiều tập tin với dung lượng lớn, như: File hình ảnh, âm thanh, video, file PDF…
  • Tính bảo mật cao: Email cá nhân hay tập thể vẫn có thể bị hack bởi các hacker chuyên nghiệp. Tuy nhiên, nếu so sánh với nhiều ứng dụng thì email có độ an toàn bảo mật cao hơn. Mỗi địa chỉ email đều có một mật khẩu riêng, mật khẩu càng phức tạp thì càng khó bị hack, điều này phụ thuộc rất nhiều vào người dùng.

3. Địa chỉ thư điện tử có dạng như thế nào?

Địa chỉ thư điện tử có dạng: [Tên email] @ [Tên miền]

  • Tên email (hay còn gọi là tên người dùng), tên này nằm ở phía trước ký tự @, được viết liền không dấu và không được trùng lặp. Người dùng có thể sử dụng các ký tự: Chữ, số, dấu câu… để đặt tên email.
  • Tên miền là tên mặc định của nhà cung cấp hoặc được người dùng đăng ký (có mất phí). Tên miền đứng sau ký tự @.

Ví Dụ: Địa chỉ thư điện tử email “thuphuong_PHC@ Vinamilk.com.vn”. Trong đó: thuphuong_PHC là tên email và Vinamilk.com.vn là tên miền

Các tổ chức/ công ty/ doanh nghiệp thường đăng ký tên miền riêng của họ. Họ cấp mỗi nhân viên một địa chỉ email có chứa tên miền này để trao đổi thông tin liên quan đến công việc và hoàn toàn có quyền thu hồi khi hết hợp đồng lao động.

Với người dùng cá nhân, chúng ta có thể tự lập một địa chỉ email cá nhân, VD: thuphuong@gmail.com trong đó, thuphuong là tên email, gmail.com là tên miền của nhà cung cấp dịch vụ Gmail.

Địa chỉ thư điện tử có dạng là [Tên email] @ [Tên miền]
Địa chỉ thư điện tử có dạng là [Tên email] @ [Tên miền]
Chúng ta hoàn toàn có thể nhận thư từ một địa chỉ email bất kỳ, từ email cá nhân cho đến email của các cơ quan/ đơn vị/ công ty… hay qua dịch vụ email dựa vào trang web, như: Gmail, Outlook, iCloud… Trong đó, Gmail đang là nhà cung cấp dịch vụ phổ biến nhất của Email.

4. Giải thích cấu trúc thành phần của Email

Một email thường bao gồm các thành phần sau:

To (Đến) – Người nhận

Đây là phần nhập thông tin địa chỉ email của người nhận thư. Thông tin ở phần này là bắt buộc, bởi nếu không có địa chỉ người nhận thì thư sẽ không xác định được điểm đến. Cùng lúc, bạn có thể gửi thư cho nhiều địa chỉ mail với cùng nội dung.

To là phần nhập địa chỉ email người nhận, phần này là bắt buộc
To là phần nhập địa chỉ email người nhận, phần này là bắt buộc

Ở phần này, bạn có 2 tùy chọn, gồm:

  • CC (Carbon Copy): Địa chỉ email của tất cả người nhận đều được hiển thị công khai.
  • BCC (Blind Carbon Copy): Tất cả địa chỉ email sẽ bị ẩn danh, người nhận không thể biết được người gửi đã gửi thư này cho những ai.

From (Từ) – Người gửi

Phần này chứa địa chỉ email của người gửi thư. Người nhận sẽ biết được email nào đã gửi thư cho mình. Tuy nhiên, họ không thể biết được người gửi là ai nếu địa chỉ email quá chung chung, không chứa các thông tin cá nhân hoặc không được người gửi thông tin từ trước. VD: catbui_123@gmail.com.

Subject (Chủ đề)

Ở phần này, người dùng có thể nhập các thông tin liên quan đến nội dung bức thư. Nội dung thường được viết ngắn gọn, đúng trọng tâm, giống như phần tít của một bài báo hay chủ đề của một bài văn, giúp người nhận thư biết được đại khái nội dung bức thư là gì.

Subject là phần không bắt buộc phải nhập thông tin, nhưng lại khá quan trọng trong cấu trúc một bức thư
Subject là phần không bắt buộc phải nhập thông tin, nhưng lại khá quan trọng trong cấu trúc một bức thư

Người gửi không bắt buộc phải nhập nôi dung vào phần Subject, có thể để trống nếu cảm thấy không cần thiết. Tuy nhiên, với các trường hợp cần thể hiện tính trang trọng và chuyên nghiệp thì không nên.

Nội dung thư

Phần này giống phần thân bài của một bài văn, bên trong có chứa chi tiết các nội dung mà người gửi muốn trao đổi với người nhận. Ngoài nội dung bằng văn bản, người gửi có thể đính kèm các tệp: Hình ảnh, video, file ghi âm, file pdf….

Chữ ký

Phần này được thêm vào cuối thư, bao gồm: Họ tên, số điện thoại, địa chỉ… người dùng có thể tùy chọn hiển thị, không bắt buộc trong email. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, người gửi nên thêm chữ ký để người nhận thư biết được danh tính và cách thức liên hệ với mình, đồng thời cũng tăng tính chuyên nghiệp cho email.

5. Email và Gmail khác nhau như thế nào?

Nhiều người thắc mắc Email có phải là Gmail không? Câu trả lời là KHÔNG. Email và Gmail hoàn toàn khác nhau, trong đó: Email là phương thức trao đổi thư điện tử qua mạng internet nói chung, còn Gmail là một dịch vụ Email điện tử do Google cung cấp.

Có nhiều nhà cung cấp dịch vụ email điện tử, Gmail chỉ là một trong số đó
Có nhiều nhà cung cấp dịch vụ email điện tử, Gmail chỉ là một trong số đó

Có rất nhiều loại thư điện tử giống Gmail do các đơn vị khác cung cấp, chẳng hạn như: Outlook, iCloud email, Yahoo mail…

6. Ưu, nhược điểm của thư điện tử Email?

Email ra đời giúp xóa nhòa khoảng cách địa lý, mở ra một kỷ nguyên mới, mà ở đó thư tín được gửi đi một cách đơn giản, nhanh chóng. Cho đến ngày nay, Email vẫn đang tích cực đóng góp vào sự phát triển của đời sống nhân loại ở mọi lĩnh vực. Tuy nhiên, không một loại hình dịch vụ vào là hoàn hảo, email cũng vậy. Những ưu – nhược điểm dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát hơn về email.

Ưu điểm của thư điện tử Email

  • Nhận/ gửi thư và trao đổi thông tin trong tích tắc: Chỉ cần có mạng internet thì dù ở bất cứ nơi đâu, bất cứ thời gian nào, bạn đều có thể gửi – nhận thư hoặc chat trao đổi với người khác về các vấn đề bạn muốn chia sẻ. Mạng càng khỏe, hoạt động gửi – nhận, trao đổi càng nhanh và ngược lại.
  • Tiết kiệm thời gian, chi phí: So với các hoạt động gửi thư truyền thống (Viết thư tay và gửi đi) thì thư điện tử giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức, chi phí cũng rẻ hơn nhiều. Chưa kể cùng lúc bạn có thể gửi thư cho nhiều người, tiết kiệm không ít thời gian, tiền bạc, giải phóng sức lao động con người.
  • Đính kèm tệp tin đa phương tiện: Không chỉ gửi văn bản, bạn còn có thể gửi video, hình ảnh, file ghi âm… và nhiều tệp tin đa phương tiện khác.
Bên cạnh gửi thư văn bản, email còn cho phép bạn đính kèm nhiều tập đa phương tiện
Bên cạnh gửi thư văn bản, email còn cho phép bạn đính kèm nhiều tập đa phương tiện
  • Lưu trữ dài hạn: Email được lưu trữ điện tử, trừ khi dịch vụ đó bị khai tử, nếu không nó sẽ không mất đi nếu bạn không chủ động xóa. So với lưu trữ bản giấy thì lưu trữ điện tử có nhiều ưu việt hơn: Dễ tìm kiếm/ tra cứu, không bị mối mọt hay rách rời, không bị mờ nhòe, không ảnh hưởng bởi thời tiết, không tốn diện tích…
  • Tính bảo mật cao: Mỗi địa chỉ email đều có mật khẩu riêng do chử sở hữu cài đặt. Người dùng muốn truy cập vào email phải biết mật khẩu.
  • Thân thiện với môi trường: Gửi email thuận tiện ở chỗ không sử dụng giấy, không đóng gói, giúp tiết kiệm tài nguyên và bảo vệ môi trường tuyệt đối.

Nhược điểm của thư điện tử Email

  • Thiếu thành ý: Trong một số trường hợp cần thể hiện tình cảm như: Mời cưới xin hoặc các tiệc hỷ, thư tình… thì việc mời qua email vẫn bị xem là thiếu thành ý, không trân trọng; bởi email chỉ chuyển tải nội dung, không truyền tải được cảm xúc. Trong tương lai, nếu như quan niệm này thay đổi, việc mời mọc thông qua email hay các hình thức tương tự khác trở nên phổ biến thì có lẽ chúng ta sẽ có nhận định khác.
  • Gửi nhầm địa chỉ: Chỉ cần gõ nhầm một ký tự là bạn sẽ gửi nhầm sang email của người khác. Trường hợp email đó không tồn tại chúng ta sẽ dễ dàng phát hiện ra do nhà cung cấp dịch vụ thông báo lại, nhưng nếu email đó tồn tại thì người gửi sẽ khó lòng nhận biết cho đến khi kiểm tra lại. Việc gửi nhầm địa chỉ thì hình thức nào cũng có thể xảy ra, đòi hỏi sự chỉn chu, cẩn thận từ phía người gửi.
  • Có khả năng bị nhiễm virus: Vô tình tải xuống những tệp tin nhiễm virus là máy tính của bạn sẽ bị nhiễm virus. Chúng ta có thể khắc phục bằng cách cài đặt phần mềm diệt virus miễn phí hoặc mất phí. Thường thì mất tiền sẽ chất lượng hơn.
Hãy cảnh giác với các đường link được gửi từ địa chỉ email lạ
Hãy cảnh giác với các đường link được gửi từ địa chỉ email lạ
  • Có khả năng bị hack: Mỗi địa chỉ email đều có mật khẩu cá nhân, nhưng bạn vẫn có nguy cơ trở thành nạn nhân của những kẻ đánh cắp thông tin trên mạng. Đây là lý do các tổ chức/ doanh nghiệp thường đặt mật khẩu khó đoán và luôn tăng cường bảo mật, cho dù là mất phí.
  • Bị làm phiền bởi spam, quảng cáo: Nếu để lộ địa chỉ email cá nhân, rất có thể bạn sẽ bị làm phiền bởi thư rác, quảng cáo từ các công ty/ tổ chức… chưa kể khi sử dụng dịch vụ miễn phí, sẽ có quảng cáo từ nhà cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, người dùng vẫn có quyền cho địa chỉ đó vào hòm thư spam, xóa thư hoặc chặn luôn địa chỉ email đó nếu muốn.
  • Bị chuyển thành spam: Nếu ai đó cảm thấy bạn đang làm phiền họ, họ sẽ chuyển email của bạn vào danh sách spam, từ đó bạn sẽ rất khó để liên lạc với họ thông qua email này.
  • Giới hạn lưu trữ: Nhược điểm lớn nhất của lưu trữ trực tuyến trên thư điện tử là bị giới hạn về dung lượng. Khi hòm thư đầy, bạn buộc phải xóa thư cũ đi để lấy chỗ trống lưu thư mới. Trường hợp không muốn xóa, bạn có thể mua thêm bộ nhớ từ nhà cung cấp dịch vụ.
Với các email được cung cấp miễn phí, dung lượng lưu trữ là có hạn
Với các email được cung cấp miễn phí, dung lượng lưu trữ là có hạn

7. Những loại Email cơ bản phổ biến nhất

Có 3 loại email cơ bản phổ biến nhất, gồm:

Cá nhân

Đây là tài khoản email riêng, được tạo bởi cá nhân người dùng. Hầu hết các cá nhân đều sử dụng bản miễn phí của các dịch vụ điện tử. Việc đăng ký email cá nhân cũng vô cùng đơn giản, một người có thể đăng ký cùng lúc nhiều email cá nhân trên cùng một số điện thoại. Chẳng hạn như dịch vụ thư điện tử của Gmail, một số điện thoại đăng được khoảng 4 Gmail.

Tên miền của email cá nhân thường là tên miền của nhà cung cấp dịch vụ, như: @gmail.com, @outlook.com, @yahoo.vn…

Doanh nghiệp

Thay vì sử dụng tên miền của nhà cung cấp dịch vụ, các doanh nghiệp đăng ký sử dụng email có tên miền liên quan đến doanh nghiệp của mình, chẳng hạn như: vinamilk@vinamilk.com.vn

Email này cũng là một trong những cách giúp nhận dạng doanh nghiệp, bù lại doanh nghiệp sẽ phải mất một khoản phí đăng ký chứ không được sử dụng miễn phí. Người dùng cá nhân hay tổ chức bất kỳ không thể tự tạo email doanh nghiệp nếu không được cấp quyền.

Khi muốn thay đổi tên miền, các doanh nghiệp phải trả phí cho nhà cung cấp dịch vụ
Khi muốn thay đổi tên miền, các doanh nghiệp phải trả phí cho nhà cung cấp dịch vụ

Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể cấp cho mỗi nhân viên một địa chỉ email riêng có tên miền gắn với doanh nghiệp để nhân viên trao đổi với nhau, trao đổi với đối tác, khách hàng… Doanh nghiệp có quyền quản lý các email này, và có thể thu hồi khi nhân viên nghỉ việc.

Email Marketing

Email marketing là một trong những công cụ marketing phổ biến, chúng được tạo ra nhằm mục đích tiếp thị, quảng bá dịch vụ/ sản phẩm đến khách hàng. Đây từng là cách tiếp cận khách hàng rất hiệu quả, giúp khách hàng biết đến sản phẩm ngay cả khi họ chỉ ngồi ở nhà.

8. So sánh dịch vụ thư điện tử miễn phí và trả phí

Bất kỳ cá nhân hay doanh nghiệp nào cũng đều có thể sử dụng dịch vụ email trả phí nếu họ có nhu cầu. Và tất nhiên khi mất tiền thì chất lượng sẽ khác so với bản free. Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn thấy rõ những điểm khác biệt lớn nhất giữa 2 loại hình dịch vụ free và mất phí của email.

Nội dung Email miễn phí Email trả phí
Đối tượng sử dụng Cá nhân Doanh nghiệp
Chi phí Miễn phí Mất phí (Có nhiều gói cho khách hàng lựa chọn)
Quảng cáo và spam Có quảng cáo Không có quảng cáo
Lượng email tối đa/ngày Bị giới hạn Giới hạn tối đa nhiều hơn email miễn phí hoặc không giới hạn nếu sử dụng gói phí cao
Tên miền Tên miền của nhà cung cấp dịch vụ Doanh nghiệp được tự chọn tên miền riêng
Thống kê Không hỗ trợ Hỗ trợ thống kê tỉ lệ mở mail, danh sách email, Mail spam,..
Tốc độ gửi Tốc độ chậm hơn dịch vụ trả phí, cùng lúc gửi tới nhiều email khác nhau nhưng số lượng có hạn Tốc độ gửi nhanh, cùng lúc gửi tới rất nhiều địa chỉ email khác nhau
Dung lượng tệp đính kèm Bị giới hạn Cao hơn bản miễn phí (tùy thuộc vào gói cước đăng ký)
Khả năng bảo mật Thấp Cao
Hỗ trợ 24/7 Không hỗ trợ Có hỗ trợ

9. Các dịch vụ Email miễn phí tốt nhất hiện nay

Gmail là cái tên quen thuộc nhất, nhưng nó không phải là duy nhất. Ngoài gmail còn có rất nhiều dịch vụ email miễn phí khác được đông đảo người dùng lựa chọn.

Gmail

Gmail là dịch vụ Email điện tử do Google cung cấp cho các cá nhân, doanh nghiệp. Đây cũng là dịch vụ được nhiều người sử dụng nhất do sở hữu nhiều tính năng ưu việt như: Xác minh 2 bước, hoàn tác thư gửi, đính kèm tệp đa phương tiện…

Vài năm trở lại đây, Gmail còn tích hợp nhiều công cụ tiện ích của Google, như: Driver, Ảnh, lịch, tìm kiếm, meet, tin tức, trò chuyện… tất cả đều được đồng bộ, cách sử dụng đơn giản, giao diện thân thiện với người dùng.

Outlook

Outlook được đánh giá là đối thủ cạnh tranh lớn nhất của Gmail. Dịch vụ này do Microsoft cung cấp, với các tính năng: Phục hồi email, 2 yếu tố xác thực… lượng người dùng Outlook đông đảo không kém gmail.

Outlook và Gmail đang cạnh tranh nhau khá gay gắt về dịch vụ email
Outlook và Gmail đang cạnh tranh nhau khá gay gắt về dịch vụ email

Yahoo Mail

Với các thế hệ 8x, đầu 9x thì Yahoo là cái tên quá quen thuộc. Dịch vụ email của Yahoo được đánh giá cao nhờ giao diện thân thiện, gửi được tệp dung lượng lớn, bộ lọc thư rác hoạt động tốt hơn những dịch vụ email miễn phí khác. Tuy nhiên, những sai lầm liên tiếp đã khiến đế chế Yahoo sụp đổ, nhường sân chơi cho nhiều dịch vụ của các nhà cung cấp dịch vụ khác vươn lên.

iCloud Mail

iCloud Mail là dịch vụ email miễn phí do Apple cung cấp. Bên cạnh các tính năng cơ bản như: Lọc thư rác, đính kèm tệp… iCloud Mall còn nổi bật với khả năng lưu trữ trên điện toán đám mây và email trả lời tự động. Khả năng bảo mật trên iCloud Mall rất tốt, do đó đã và đang có rất nhiều cá nhân, doanh nghiệp sử dụng dịch vụ này.

10. Giải thích các thuật ngữ hay gặp liên quan

Trong sử dụng email, chắc chắn bạn đã và sẽ gặp phải các thuật ngữ dưới đây.

CC, BCC trong email

Trên thanh To (đến) của các dịch vụ email bạn thường nhìn thấy 2 cụm từ là CC và BCC. Bên cạnh gửi thư trực tiếp cho một email nào đó, bạn còn có thể CC hoặc BCC (hoặc sử dụng cả hai hình thức này) để sao chép (copy) nội dung và gửi cho một địa chỉ email khác.

Đều là copy lại nội dung thư và gửi cho người khác, nhưng người nhận theo hình thức BCC sẽ không biết email đó được gửi cho những ai
Đều là copy lại nội dung thư và gửi cho người khác, nhưng người nhận theo hình thức BCC sẽ không biết email đó được gửi cho những ai

VD: Bạn gửi thư trực tiếp cho email của A, nhưng có thể CC hoặc BCC cho B, C, D…. Trong đó. Nội dung bức thư mà B, C, D…. nhận được không khác gì A, do thư đó đã được copy và gửi y nguyên nội dung. Điểm khác nhau duy nhất giữa CC và BCC là:

  • CC: Tất cả những người nhận được thư theo hình thức CC đều có thể nhìn thấy địa chỉ email của nhau.
  • BCC: Người nhận sẽ không biết được người gửi đã gửi cho những ai, chỉ biết họ đã gửi cho mình.

Subject là gì?

Subject trong email được hiểu là Tiêu đề hay Chủ đề của email. Phần này chỉ có 1 dòng và bị giới hạn về số ký tự. Nhằm mục đích khái quát lại nội dung chính của bức thư, người nhận thông qua đó để biết được thư này được gửi đến với mục đích gì. VD:

  • Lịch phỏng vấn tuyển dụng lao động Công ty CP ABC
  • Học bổng du học Singapore mới nhất năm 2022
  • Báo cáo kế hoạch phát triển KT-XH 6 tháng đầu năm 2022

Subject của email là không bắt buộc, bạn vẫn có thể gửi thư đi mà không có tiêu đề. Tuy nhiên, bức thư có Subject thường thể hiện tính chuyên nghiệp cao hơn, trân trọng hơn, giúp người nhận nhanh chóng nắm bắt được thông tin, từ đó đưa ra quyết định đọc hay không đọc thư này.

Spam mail

Spam hay còn gọi là thư rác, thường là thư quảng cáo từ các đơn vị/ doanh nghiệp nào đó; đôi khi còn là thư lừa đảo, thư chứa link virus hay phần mềm độc hại. Người dùng có thể Báo cáo Spam hoặc Báo cáo lừa đảo để hạn chế nhận được thư từ địa chỉ email này. Nếu bị làm phiền quá nhiều, bạn có thể “Chặn” luôn để tránh phiền phức.

Tuy nhiên, cũng có trường hợp một số địa chỉ email bị đưa nhầm vào danh sách Spam mailbox vì bị hệ thống đưa vào diện nghi vấn là quảng cáo, địa chỉ lạ hoặc chứa các đường link nguy hại đến người dùng.

Re trong email là gì?

Re là viết tắt của cụm từ Reply (Trả lời). Khi click vào một email nào đó, Re thường nằm ở đầu câu trong mục Chủ đề. Ấn vào Re, tức là bạn đang đồng ý việc trả lời hay phản hồi lại nội dung một bức thư nào đó.

Push mail

Đây là phương pháp nhận email bằng cách máy chủ sẽ tự động chuyển tiếp nội dung bức thư đến một thiết bị di động được cấu hình sẵn. Nói cách khác, khi nhận được email, máy chủ sẽ tự động thông báo cho thiết bị di động được cài đặt Push mail.

Phương pháp này giúp bạn nhanh chóng biết được có thư đến, từ đó check mail kịp thời, cũng như không bỏ lỡ bất kỳ một email nào. Tính năng này đặc biệt hữu ích đối với người dùng, nhất là những người thường xuyên làm việc trên email.

Nhờ có Push mail mà người nhận không bỏ lỡ thư cũng như trả lời kịp thời các thư quan trọng
Nhờ có Push mail mà người nhận không bỏ lỡ thư cũng như trả lời kịp thời các thư quan trọng

FYI nghĩa là gì?

FYI viết đầy đủ là For Your Information (Thông tin đến bạn/ Thông tin danh cho bạn). FYI thường nằm ở dòng chủ đề đầu tiên khi chuyển tiếp tin nhắn, mục đích nhắc nhở người nhận rằng đây là thông tin quan trọng không nên bỏ lỡ. Nội dung email vẫn được giữ y nguyên, cung cấp thêm thông tin cho người nhận mail.

Fwd là viết tắt của từ gì?

Fwd viết đầy đủ là Forward (chuyển tiếp). Khi mở một bức thư nào đó trong hộp thư đến hoặc hộp thư đi, bạn có thể chuyển tiếp nội dung đó đến một email khác. Forward của Gmail còn cho phép người gửi chỉnh sửa, thêm bớt nội dung trước khi gửi thư đi.

Btw

Btw là viết tắt của cụm từ By the way (Nhân tiện/ tiện thể). Phần này xuất hiện ở cuối email với mục đích hỏi thêm thông tin.

Snoozed

Snoozed tạm dịch là “Đã tạm ẩn”. Thuật ngữ này dùng để chỉ những email mà bạn không muốn nhìn thấy chúng xuất hiện ở Hộp thư đến, nhưng cũng không muốn xóa vĩnh viễn. Khi cần thiết, bạn vẫn có thể đưa những thư ở mục này trở lại Hộp thư đến như bình thường.

Scheduled

Scheduled (Lên kế hoạch) là mục chứa những email đã được lên lịch từ trước. Thư này sẽ tự động gửi đi vào đúng ngày tháng và khung thời gian đã được cài đặt từ trước. Nhờ có Scheduled mà chúng ta tránh được trường hợp quên gửi thư hoặc gửi sai thời điểm. Với những người hay lơ đãng thì tính năng này chẳng khác gì cứu tinh.

Hãy Scheduled email nếu bạn cảm thấy cần thiết
Hãy Scheduled email nếu bạn cảm thấy cần thiết

11. Mẹo sử dụng Email hiệu quả

  • Kiểm tra lại email trước khi gửi: Thói quen này sẽ giúp bạn tránh được nhiều rắc rối như: Gửi nhầm hoặc thiếu nội dung, gửi sai địa chỉ, nội dung chưa khoa học, sai câu từ ngữ pháp…
  • Cảnh giác với các đường link lạ: Hãy cân nhắc khi click vào đường link được gửi từ một địa chỉ email lạ, rất có thể nó chứa virut gây nguy hiểm cho máy tính, hoặc được gửi với mục đích đánh cắp thông tin cá nhân trên máy tính của bạn.
  • Kiểm tra Spam mailbox thường xuyên: Những tin quảng cáo thường được chuyển vào mục Spam. Tuy nhiên, nhiều trường hợp địa chỉ email bị chuyển nhầm sang mục Spam khiến bạn không thể nhận được thông báo trên Hộp thư đến, dẫn đến bỏ lơ thông tin. Do đó, hãy kiểm tra Spam mailbox thường xuyên, hoạt động này không “ngốn” thời gian, mà đôi khi lại rất quan trọng.
  • Dọn dẹp thư rác: Thư rác chiếm dụng lượng dung lượng nhất định trong email của bạn, khiến hộp thư nhanh đầy, không còn chỗ lưu trữ. Bởi vây, hãy dọn dẹp sạch sẽ thư rác để tạo không gian trống cho các thư khác quan trọng hơn.
Hãy thường xuyên kiểm tra, dọn dẹp thư rác để giải phóng bộ nhớ
Hãy thường xuyên kiểm tra, dọn dẹp thư rác để giải phóng bộ nhớ

Đã 40 năm trôi qua kể từ ngày hệ thống liên lạc bằng thư điện tử được cấp bản quyền; sự phát triển bền bỉ đã minh chứng cho một phát minh vĩ đại. Nhưng ít ai biết ngày ấy, người năm trong tay bản quyền hệ thống liên lạc email lại là một cậu bé 16 tuổi – V.A.Shiva. Hiện ông là giảng viên trường đại học MIT (Mỹ) với học vị tiến sỹ.

Trên đây là giải đáp những thắc mắc về “Email là gì? Địa chỉ thư điện tử có dạng như thế nào? Cấu trúc, thành phần của Email? Lợi ích & công dụng của Email?”… Nếu có bất kỳ câu hỏi hay góp ý nào cho tác giả Thanh Mai (chuyên gia tư vấn tại FPT Express – Trang thông tin chính thức của FPT Telecom) các bạn vui lòng để lại comment bên dưới nhé!

Thanh Mai
Thanh Mai
Tôi là Thanh Mai, chuyên gia tư vấn & phát triển nội dung tại FPT Telecom (fpttelecom.com). Với kinh nghiệm 8 năm làm việc trong FPT Telecom, hy vọng những chia sẻ của mình sẽ mang lại những thông tin hũu ích nhất cho bạn. Facebook - Website - Twitter - Linkedin
guest

0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
Có thể bạn thích
Cách đổi mật khẩu Wifi trên Điện thoại

Hướng dẫn cách đổi mật khẩu wifi tại nhà đơn giản trên điện thoại & máy tính

Thay đổi pass wifi là hành động cần thiết để nâng cao an toàn bảo mật. Việc thay mật khẩu rất đơn giản, chỉ với …

Xem chi tiết →

Truyền Hình FPT K+ Thỏa Mãn Đam Mê Cho Các Tín Đồ Thể Thao

Tháng 2/2018, chúng tôi chính thức cập nhật thêm gói kênh truyền hình FPT K+, nội dung phong phú, đa dạng, trong đó tập trung …

Xem chi tiết →
Hướng dẫn Ping mạng FPT để kiểm tra chất lượng internet

Hướng dẫn Ping mạng FPT để kiểm tra chất lượng internet

Cách kiểm tra Ping mạng cực dễ. Mạng nhà bạn đang chập chờn và bạn đang muốn kiểm tra xem đường truyền internet nhà bạn …

Xem chi tiết →
Telegram là gì? Ứng dụng Telegram dùng để làm gì?

Telegram là gì? Ứng dụng Telegram dùng để làm gì? Có tính năng nào?

Năm 2022, trong Top 10 ứng dụng được tải nhiều nhất có rất nhiều cái tên vô cùng quen thuộc, bên cạnh sự lên ngôi …

Xem chi tiết →
Mất điện camera có ghi hình được không? Giải pháp như thế nào?

Mất điện camera có ghi hình được không? Giải pháp như thế nào?

Mất điện camera có ghi hình được không? Người trả lời có, người khẳng định không. Vậy câu trả lời chính xác là gì? Cùng …

Xem chi tiết →
Tại sao gói cước combo Super 80 FPT là một trong những gói Hot nhất hiện nay

Gói Combo Super 80 FPT và những điều khách hàng không nên bỏ qua

Nếu quý khách hàng đang tìm kiếm gói cước mạng FPT dành cho gia đình nhưng chưa lựa chọn được gói cước ưng ý thì …

Xem chi tiết →
Hướng dẫn cách lấy mã free & nhập mã kích hoạt FPT Play mới nhất 2022

Hướng dẫn cách lấy mã free & nhập mã kích hoạt FPT Play mới nhất 2022

So với dịch vụ truyền thống, FPT Play ngày càng được người dùng ưa chuộng hơn nhờ sở hữu kho nội dung khổng lồ, tích …

Xem chi tiết →

Hướng dẫn cách tìm số hợp đồng FPT đơn giản nhất

Biết số hợp đồng FPT là bạn sẽ biết được tất tần tật các thông tin liên quan đến gói dịch vụ mình đang sử …

Xem chi tiết →
Cách vào wifi không cần mật khẩu

Cách kết nối vào wifi không cần mật khẩu cho điện thoại iPhone, Android

Trong trường hợp không có mạng wifi thì Dữ liệu di động là một giải pháp cứu cánh. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể …

Xem chi tiết →
Hướng dẫn cách dọn rác máy tính

Các cách dọn rác máy tính, cách dọn dẹp xóa file rác làm sạch & giải phóng bộ nhớ Laptop, PC

Dọn rác máy tính là một trong những hoạt động cần thiết, giúp loại bỏ các file dư thừa, giải phóng bộ nhớ để máy …

Xem chi tiết →

Tìm Hiểu Về Hệ Thống Cáp Quang Biển Tại Việt Nam & Thế Giới

Cáp quang biển là “xương sống” của mạng lưới internet toàn thế giới, là “mạch máu” kết nối internet Việt Nam ra quốc tế. Hệ …

Xem chi tiết →
Gói MAX FPT Play trọn gói chỉ 66.000đ/tháng cho 3 thiết bị

Gói MAX FPT Play trọn gói chỉ 66.000đ/tháng cho 3 thiết bị

FPT Telecom là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ truyền hình uy tín tại Việt Nam. Dịch vụ truyền hình FPT Play …

Xem chi tiết →
Hệ điều hành là gì?

Hệ điều hành là gì? Các loại hệ điều hành phổ biến trên máy tính, điện thoại

Hướng dẫn cách sao chép trên máy tính

Hướng dẫn cách sao chép và dán trên máy tính đơn giản cho chữ, hình ảnh, file, thư mục…

Ứng dụng VieON là gì

VieON là gì? Cách tải app VieON về máy tính, tivi, điện thoại iPhone & Android?

Hướng dẫn cách dọn rác máy tính

Các cách dọn rác máy tính, cách dọn dẹp xóa file rác làm sạch & giải phóng bộ nhớ Laptop, PC

Hướng dẫn cách tăng tốc độ máy tính

Hướng dẫn cách tăng tốc độ máy tính Windows đơn giản mà ai cũng làm được

Trang chủ
Chia sẻ
0 Bình luận
Tin mới
Chia sẻ
Bỏ qua
Top tìm kiếm
Tìm kiếm khác